В настоящее время проводится эксперимент:
- определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу;
- подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.
Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.
Первый эксперимент был проведен в 2018 году Министерством труда и социальной защиты совместно с 11 крупными организациями-работодателями (АО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО«Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг») на условиях дублированиях электронных документов на бумажном носителе.
В эксперименте 2020-2021 года учитывается следующее.
Участниками эксперимента являются уполномоченный орган исполнительной власти, работодатели и работники, а также лица, поступающие на работу, которые выразили свое добровольное согласие на участие в эксперименте. Участниками эксперимента могут являться дистанционные работники.
Работодатель до начала проведения эксперимента:
- Утверждает перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент.
- Определяет структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости).
- Не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомляет каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.
- Формирует и утверждает список работников.
- С учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии такого представительного органа) принимает или вносит изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников
- Знакомит работников и их представителей (при наличии таких представителей) под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.
- Подготавливает и обсуждает с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения в коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации (при необходимости).
- В целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создает информационную систему либо (при необходимости) обеспечивает возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечивает возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России».
При заключении трудового договора работодатель уведомляет лицо, поступающее на работу, о проведении эксперимента и знакомит его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.
Работодатель также уведомляет в письменной форме лицо, поступающее на работу, о его праве путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.
Работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи им заявления электронные документы, связанные с работой, способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии).
В день прекращения трудового договора работодатель обязан предоставить работнику копию приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом).
Работодатель несет расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника. Отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.
После истечения эксперимента он будет или продлен или вступит в силу соответствующий законопроект, предполагающий повсеместное внедрение электронного документооборота.
В соответствии с законопроектом о кадровом электронном документообороте предусматривается дополнить Трудовой кодекс статьей 20.1 ТК РФ.
Обмен электронными документами сторонами трудовых отношений возможен посредством информационной системы, участниками электронного взаимодействия в которой являются стороны трудовых отношений (далее – корпоративная информационная система работодателя), информационноаналитической системы Общероссийская база вакансий «Работа в России», определяемой в соответствии с законодательством Российской Федерации о занятости населения (далее – система «Работа в России»), а также посредством иных электронных каналов связи, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание электронного документа.
Обмен электронными документами сторонами трудовых отношений допускается при соблюдении следующих условий:
- работодателем принят локальный нормативный акт о взаимодействии с работниками путем обмена электронными документами, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
- работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом в письменной форме или в электронном виде с использованием простой электронной подписи;
- работодатель принял организационно-технические меры для обмена электронными документами, в том числе: определены виды электронной подписи, используемые работником для подписания электронных документов, установлен порядок хранения электронных документов, обеспечивается целостность и неизменность электронных документов;
- работодатель обеспечил доступ работников к корпоративной информационной системе работодателя для осуществления электронного взаимодействия;
- работодатель обеспечил автоматическую регистрацию подтверждения получения электронных документов сторонами трудовых отношений, в случае использования корпоративной информационной системы работодателя для обмена электронными документами сторонами трудовых отношений.
Создание и заверение электронных документов, требующих подписания работодателем, осуществляются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя.
Каждая из сторон трудовых отношений, участвующая в обмене электронными документами посредством электронных каналов связи отличных от корпоративной информационной системы работодателя и системы «Работа в России», обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа, полученного от другой стороны трудовых отношений.
Подтверждение получения электронного документа должно быть направлено в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Ответственность за направление подтверждения получения направленного электронного документа, возлагается на получателя такого электронного документа.
Электронные документы могут использоваться в случаях, если трудовым законодательством предусмотрено:
- ознакомление работника в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, исходящими от работодателя в адрес работника;
- право или обязанность работника обратиться к работодателю с заявлением, требованием или в ином виде выразить волеизъявление по вопросу, связанному с трудовыми отношениями, предоставить работодателю объяснения либо иные документы и информацию.
По заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку, выписку из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) безвозмездно и в той форме, которая указана в заявлении (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии). Предусмотренное настоящей частью заявление подается работником в письменной форме или в форме электронного документа.
Для заключения трудового договора в электронном виде посредством корпоративных информационных систем работодателя используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника либо его простая электронная подпись при использовании системы «Работа в России».
В течение двух рабочих дней после подписания трудового договора в электронном виде, включая изменения и дополнения к нему, работодатель обязан, по выбору работника, направить ему подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью трудовой договор на указанный им адрес электронной почты, либо разместить его в личном кабинете работника в системе «Работа в России».
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в том числе об обработке его персональных данных, охране труда, о порядке электронного взаимодействия (в случае его принятия), а также коллективным договором.
Ознакомление работника с указанными документами до подписания трудового договора может осуществляться посредством корпоративной информационной системы работодателя, а также посредством системы «Работа в России» с использованием электронной подписи.
Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме, либо в электронном виде посредством корпоративных информационных систем работодателя с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника, либо его простой электронной подписи при использовании системы «Работа в России.
Ознакомление работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора может осуществляться посредством корпоративной информационной системы работодателя с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника, либо его простой электронной подписи при использовании системы «Работа в России».
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя в электронном виде или на бумажном носителе по выбору работника (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом) и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса.
По заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой в той форме, которая указана в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии). Предусмотренное настоящей частью заявление подается работником в письменной форме или в форме электронного документа.
Таким образом, электронный документооборот в электронном виде между работником и работодателем будет осуществляться с использованием усиленной квалифицированной подписи.
Источник журнал "Налоги и право", выпуск март 2021.
Издательство: ООО «Актуальный менеджмент», под ред. Е.В.Шестаковой.
Приглашаем Вас на обучение по программам:
Другие программы направлений:
- Бухучет и налогообложение в бюджетных учреждениях, 260 часов.
- Бухучет и налогообложение в бюджетных учреждениях, 120 часов.
- Бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, налоговое планирование. Профстандарт «Бухгалтер», 500 часов
- Бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, налоговое планирование. Профстандарт «Бухгалтер», 120часов
Задавайте вопросы или делайте предварительную запись на курсы, воспользовавшись формой отправки заявки, и наши специалисты по обучению обязательно Вам перезвонят!
Посмотреть и проверить лицензию (и другие документы)
Будем рады видеть Вас у нас на обучении!