Казалось бы, в командировки ездят сотрудники достаточно давно, и сложностей в подтверждении расходов не должно возникать, но на самом деле, это не так. Например, возникают вопросы с признанием расходов на такси, рестораны, встречи с потенциальными клиентами. Не все такие расходы возможно принять для целей налогообложения.
Какие расходы возможно принять?
Служебная командировка (далее также - командировка) - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
В статье 168 ТК РФ установлены следующие виды расходов на российские командировки:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Следовательно, виды расходов на командирование ограничены. Например, нельзя в качестве командировочных расходов признать расходы на приобретение духов, косметики, бытовой техники, поскольку такие расходы нельзя будет отнести к командировочным расходам.
Однако можно, например, учесть расходы на однодневные командировки. Для того, чтобы принять расходы, которые связаны с командированием необходимо наличие приказа.
Как составить приказ на командирование?
Приказ на командирование будет являться обязательным документом для целей подтверждения расходов.
Принятие решения о командировании работника принимается руководителем. В приказе руководитель определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Если в командировку едет сам руководитель, это не освобождает его от необходимости издания приказа.
По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:
Денежные средства выдаются работнику под отчет. Для получения средств заполняется форма № АО-1 «Авансовый отчет».
В авансовом отчете отражаются суммы, которые получает работник.
Соответственно, израсходованные и подтвержденные суммы должны соответствовать авансовому отчету.
В отчете также отражается сумма, которую израсходовал работник на основании подтверждающих документов.
То есть суммы, которые не относятся к авансовому отчету, сюда не вносятся.
Поскольку сотрудник израсходовал не все средства, бухгалтерия должна проверить и вписать разницу между выданными и оставшимися средствами.
После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию.
Если у сотрудника остались денежные средства, он их вносит по заявлению в кассу или на расчетный счет.
Какими документами возможно подтвердить расходы?
В различных случаях подтверждающие документы будут различны.
Таблица 1. Виды подтверждающих документов
Какие обязанности есть у бухгалтерии?
Бухгалтерия должна:
проверить основания для направления в командировку сотрудника;
правильность заполнения авансового отчета;
подтверждающие документы.
После проверки авансового отчета бухгалтер делает соответствующую отметку в отчете.
Без подтверждающих документов авансовый отчет будет недействительным.
Кроме того, в обязанности бухгалтера входит взыскание средств с работника.
Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств.
В настоящее время периодичность возврата денежных средств не предусмотрена, поэтому целесообразно это отразить в приказе или в ином документе. Например, анализ авансовых отчетов, взыскание средств с работников может осуществляться ежеквартально или каждый раз, когда работник возвращается из командировки.
Источник журнал "Налоги и право", выпуск ноябрь 2020. Издательство: ООО «Актуальный менеджмент», под ред. Е.В.Шестаковой.
Задавайте вопросы или делайте предварительную запись на курсы, воспользовавшись формой отправки заявки, и наши специалисты по обучению обязательно Вам перезвонят!